El cierre de un proyecto es la culminación del proceso proyectual, y el momento de hacer balance del mismo. Durante el cierre se advierte cómo de bien o de mal se ha terminado y, en especial, si se han alcanzado los objetivos (beneficios) previstos.
Un proyecto ha finalizado cuando:
• Desde el punto de vista técnico, que todas las actividades hayan finalizado por completo, o en el peor caso, que se haya agotado el tiempo para llevarlos a cabo.
• Desde el punto de vista administrativo, que no van a presentarse costes adicionales y de que se han facturado todas las cantidades al cliente (independientemente de que aún no se hayan cobrado).
Objetivos principales:
• Analizar desde la perspectiva económica; balance de los recursos gastados y los beneficios obtenidos.
• Diagnosticar el funcionamiento, tratando de analizar las desviaciones entre las previsiones iniciales y el resultado.
• Corregir (proyectos futuros) las actuaciones que dieron pie a tales desviaciones.
Objetivos secundarios:
• Consolidar los resultados técnicos del proyecto en el “curriculum” de la empresa (conocimientos adquiridos, tecnología utilizada, documentación, productos, etc ...).
• Evaluación de proyectos futuros. Identificar las nuevas oportunidades comerciales nacidas a partir de la consecución del proyecto y darle continuidad con nuevos contratos.
El cierre provoca obligatoriamente la facturación y las reuniones de evaluación; donde se examinará cuál ha sido el transcurso en fase del proyecto, cuál es el margen obtenido de beneficios y se extraerán conclusiones sobre ello.
B. Documentación generada.
La experiencia y el saber hacer (know-how) de la empresa debe prevalecer sobre la dinámica de idas y venidas de los trabajadores. La experiencia obtenida en la realización de un proyecto no se habrá perdido si se conservan documentados:
• Diseños hardware y software del sistema.
• Códigos fuente y ejecutable de la aplicación.
• Documentación específica del proyecto.
Los procedimientos de tratamiento de la información interna de una empresa deben orientarse a:
• Propiciar la conservación de la documentación generada por los proyectos y difusión de su existencia a los empleados para que puedan utilizarla en otros proyectos.
• Propiciar la conservación de los productos generados u obtenidos en los proyectos y difusión de su existencia a los empleados para que puedan utilizarla en otros proyectos.
• Asegurar su custodia, evitando filtraciones a la competencia.
C. Indicadores de objetivos del proyecto.
Es importante definir un conjunto de parámetros objetivos que sirvan para evaluar proyectos y así, poder comparar proyectos de la misma empresa o de empresas de la competencia.
Indicadores económicos:
• Facturación del proyecto. Indicador del volumen del proyecto, sirve de referencia a la hora de evaluar otros parámetros.
• Margen del proyecto. Diferencia entre los ingresos y los costes asociados, tanto en valor absoluto como porcentaje referido al precio de venta del proyecto.
• Beneficio del proyecto. Margen obtenido, una vez restados los costes de oportunidad del capital material y humano.
• Coste por hora trabajada. Distribución de los costes del proyecto entre las horas de esfuerzo dedicadas, una vez detraídas las de trabajo ajeno y a gastos en materiales y equipos , así como el importe reservado a incontingencias de ambos.
• Precio de venta de la hora trabajada. Referido a la facturación del proyecto. Se calcula detrayendo de la facturación del proyecto (sin impuestos) el valor de las partidas de subcontrataciones y suministros, junto
a sus contingencias y beneficio medio. El valor resultante se divide entre el número de horas de trabajo.
• Componentes del coste del proyecto. Muestran la importancia de cada partida de costes dentro del proyecto, y dan una idea acerca del tipo de proyecto y sus riesgos inherentes.
D. Indicadores de gestión.
Nos proporcionan un baremo de cuán acertada ha sido la gestión de los trabajos, y la respuesta del equipo de trabajo. Entre los factores objetivos más importantes están las desviaciones correspondientes a:
• Plazo de ejecución del contrato.
• Coste (global y por partidas).
• Margen.
• Contingencias.
E. Costes asociados a un proyecto.
Dos tipos de costes:
• Costes generales (materiales).
• Costes laborales (personal).
- Coste del equipo de trabajo.
- Coste del director de proyectos, gestiona todos los proyectos del departamento.
